GTD на основе Todoist
Настройка и личный опыт использования
Обычно в этом блоге я пишу саммари на прочитанные книги по бизнесу. Но в этот раз я решил рассказать, как использую сервис Todoist для управления задачами по методологии Getting Thing Done (сокращенно GTD).
Если вы оказались здесь, я допускаю, что вы уже прочитали книгу Дэвида Аллена “Как привести дела в порядок” и знаете суть концепции GTD. Если нет, то начните с моего саммари по книге, а также карточек Лайфхакера о GTD.
Аллен в своей книге пишет про аналоговые инструменты управления задачами, такие как папки для бумаг или наклейки. Это обусловлено тем, что книга вышла в 2001 году. Разумеется, в современных реалиях все инструменты уже цифровые.
Я использую GTD уже несколько лет и за это время перепробовал много сервисов. В итоге остановился на Todoist, так как он отвечал моим критериям:
- Гибкость настройки — можно настроить все так, как мне удобно
- Мультиплатформенность — у меня Macbook, смартфон на Android, а основной браузер Chrome
- Дизайн — должно быть красиво
- Цена — чем дешевле, тем лучше, если предыдущие пункты выполнены
Ниже я подробно расскажу о каждом этапе настройки и использования Todoist для GTD из своего личного опыта. Отмечу, что у меня Premium подписка на Todoist ($36 в год), в которой есть расширенный функционал (например, синхронизация с почтой, напоминания или метки). Поэтому, если вы прямо сейчас собираетесь настроить Todoist под GTD, рекомендую взять триал Premium подписки.
Статья состоит из 6 частей:
- Добавление новых задач
- Обработка задач
- Выполнение задач
- GTD и командная работа
- Лайфхаки
- Выводы
Часть 1: Добавление новых задач
Одной из основ GTD является освобождение мозга от необходимости удерживать в памяти задачи, которые предстоит выполнить. Мозг предназначен для креатива, а не для хранения информации. По аналогии с компьютером можно сказать, что наш мозг — это процессор, а не жесткий диск.
Значит, как только в голове появляется новая идея с задачей, ее нужно тут же зафиксировать в удобном месте, чтобы позже решить, что с ней делать.
Формулировка задачи должна начинаться с глагола.
Например, “заказать воду”, а не просто “вода”. Так сразу понятно, что нужно делать. Позже, обрабатывая все записанные задачи, будет гораздо легче вспомнить, о чем вообще шла речь.
Хорошо, если идея появилась, когда я сижу за компьютером и у меня открыта программа Todoist. Записал задачу в Inbox и продолжил заниматься своими делами. Однако из моего опыта — минимум половина задач рождается, когда я не у компьютера. Иду по улице, еду в машине, сижу в кафе и т.д. Значит, нужно использовать смартфон, который практически всегда с собой.
Бóльшую часть задач я записываю в Todoist голосом.
Практически любой современный смартфон имеет функцию преобразования голоса в текст. На моем андроид-телефоне это пиктограмма микрофона в правом верхнем углу клавиатуры.
Особенно мне нравится, что Todoist распознает указание времени. Достаточно сказать завтра, через две недели или в 9 утра — и Todoist сам присвоит задаче срок исполнения. Это очень удобно, если у задачи есть конкретный дедлайн, который известен заранее.
Для тех, кто видит эту функцию впервые, выглядит как уличная магия 🙂
В итоге в Todoist получаем задачу в папке Inbox с уже установленным сроком выполнения на завтра:
Часть 2: Обработка задач
Итак, в папке Inbox набралось несколько задач, которые мы ранее ввели с клавиатуры компьютера/смартфона или надиктовали голосом. Todoist синхронизирует все платформы, что очень удобно.
Теперь нужно обработать задачи по методологии GTD. Но сначала давайте настроим Todoist, а именно добавим папки и контексты.
Папки
Жмем на +Добавить проект и создаем такие проекты (на самом деле это папки для задач): Projects, Next Actions, Calendar, Waiting On, Sometimes/Maybe и Read/Review.
Для более удобного визуального восприятия я назначил каждой папке свой цвет и эмоджи.
Цвет выбирается при добавлении или редактировании проекта, а панель эмоджи можно вызвать, нажав control+command+space на Mac или Windows key + ; на Windows.
Теперь давайте разберемся, какие задачи будут попадать в каждую из этих папок:
- Projects — большие задачи, требующие 2 и больше шага для выполнения. Такие задачи нужно будет разбить на подзадачи и определить, какой будет наш первый шаг. Задача Отправить отчет боссу, скорее всего, является именно проектом, потому что этот отчет нужно сначала подготовить.
- Next Actions — задачи в одно действие, которые мы выполним при первой возможности. Я заказываю воду, когда бутыль уже на исходе. Ранее делать это бессмысленно.
- Calendar — сюда попадают задачи, у которых, в отличие от Next Actions, есть точный срок исполнения. Например, мы договорились поужинать с родителями в конкретный день. В эту же папку я записываю повторяющиеся задачи, такие как Каждого 10-го числа месяца снять показания счетчиков.
- Waiting on — сюда записываем задачи, делегированные вами другим людям. Например, Составить базу клиентов — делегировано коллеге. Важно устанавливать себе напоминания проверить выполнение. Об этом ниже.
- Sometimes/Maybe — несрочные задачи, которые вы, возможно, когда-то выполните. А может и нет. Например, Покататься на кайт-серфе. Раз идея с этой задачей пришла вам в голову, ее нужно куда-то положить. Важно заглядывать периодически в эту папку и вычищать задачи, которые больше не актуальны, и вы точно никогда их выполнять не станете.
- Read/Review — в этой папке я создаю списки статей, книг и фильмов. Возвращаюсь к ним, когда появляется время и/или необходимость.
Разделы Сегодня и Следующие 7 дней находятся по умолчанию над всеми папками. Todoist проанализирует проставленные вами дедлайны задач и внесет их в эти разделы сам.
Хорошо, с папками разобрались. Теперь нужно добавить контексты.
Контексты
Это условия, при которых можно выполнить ту или иную задачу. Идея GTD заключается в том, чтобы сгруппировать задачи по контекстам и выполнять однотипные задачи подряд. Например, совершить 5 звонков подряд. Причем 4 из них могут быть по работе, а пятый — запись к парикмахеру.
Я использую 5 типов контекстов:
- Тип действия (синий) — работа за компьютером, поездка, звонок или сообщение
- Локация (розовый) — выполнить можно только дома или в гараже. Очень часто у людей еще есть контекст Office.
- Время (зеленый) — займет 10, 30, 60 или 120 минут. Задачи свыше 2 часов, скорее всего, являются проектами и их нужно дробить.
- Энергия (желтый) — это числа Фибоначчи по нарастающей: 33 — потрачу мало энергии, 555 — средне, 8888 — много.
- Люди (фиолетовый) — кого из коллег касается эта задача
Приоритет
В Todoist есть 4 уровня приоритетности задач. Для себя я их условно разделил так:
1 (красный) — задача горит, нужно выполнить ее в первую очередь
2 (желтый) — важная задача, которую нужно выполнить во вторую очередь
3 (синий) — менее важная задача, выполняется в третью очередь
4 (белый) — несрочная и неважная задача, выполняется по остаточному принципу
Обычно я сортирую задачи по приоритетности в папке Next Actions, чтобы выбрать, чем заняться сегодня (подробнее об этом в следующем разделе):
Напоминания
Чтобы ничего не забыть, нужно ничего не помнить. Пусть система сама напоминает вам о задачах.
Todoist поддерживает 2 типа напоминаний:
- по дате и времени
- по местоположению
Напоминания по местоположению очень полезны, если, например, вам нужно купить что-то в супермаркете. Когда вы в него приедете в следующий раз, Todoist на телефоне поймет это через GPS и напомнит об этой задаче.
Todoist — одно из немногих приложений у меня на телефоне, у которого разрешены все уведомления. Все остальные: почта, мессенджеры и соцсети — в строгом бане.
Часть 3: Выполнение задач
В этой части я расскажу о пяти правилах, которыми пользуюсь для выполнения задач:
1. Вечером очистить Inbox
Я не ложусь спать, пока остаются не разобранные задачи. Если есть что-то срочное, ставлю срок выполнение на завтра и приоритет 1.
2. В день по 7 задач
Я установил такую норму в Todoist, уровень прогресса отображается в верхней панели:
Утром к запланированным на сегодня задачам я добавляю еще несколько из Projects или Next Actions, чтобы в сумме получилось 7. Если вам кажется, что этого мало, то попробуйте хотя бы 2 недели подряд выполнять план. На протяжении дня на вас будет падать куча дополнительных задач, так что выполнить 7 штук из списка — вполне амбициозная цель.
3. Браться за задачу на основе внутренних ощущений
По утрам мне сложно сразу начинать работу над масштабными задачами с контекстом @2h или @8888. Я начинаю с более простых. Затем, когда мозг вошел в рабочий ритм, можно браться за что-то посложнее. Главное — выполнить все задачи из дневного плана.
4. Нельзя вычеркивать задачу, если она не выполнена
Можно переносить на другой день, особенно если задача несрочная. Но такой перенос — это сигнал, что что-то идет не так. Либо задач на день было слишком много, либо я прокрастинирую.
Во втором случае помогает разбить задачу на подзадачи (т.е. сделать задачу проектом). Например, эту статью я пишу именно таким способом, подзадача на день у меня — Написать один раздел статьи и контекст 1h. Мозгу так гораздо проще: ок, поработать один час в день над статьей не так уж и сложно.
5. Периодическое ревью всех задач
На выходных я смотрю, что у меня творится во всех папках. Какие-то задачи становятся приоритетнее, какие-то уже выполнены и нужно их просто вычеркнуть, а некоторые потеряли актуальность и их следует удалить.
Часть 4: GTD и командная работа
Методология GTD предназначена для личной эффективности, не командной. И хотя Todoist имеет функционал совместной работы над задачами, я напрямую им не пользуюсь.
При этом я работаю с несколькими командами над разными проектами, в которых должен выполнить ряд задач.
Чтобы эффективно выполнять задачи в командных проектах, нужно синхронизировать Todoist с платформой, на которой ведется проект.
Мои командные проекты обычно ведутся в Trello по методологии Kanban. Сначала составляются карточки с задачами, затем им присваивается ответственное лицо и дедлайн. Обычно в карточках еще есть метки, эстимейт по часам, приложенные файлы, комментарии и т.д., но нам это сейчас не важно. Задача состоит в том, чтобы собирать свои задачи из разных Trello-досок в единую систему GTD в Todoist.
Для этого я использую сервис If this then that (ifttt.com). В нем можно легко создавать апплеты (алгоритмы на 1 действие) для синхронизации различных сервисов по конкретным параметрам. Вот, например, как выглядит апплет Trello → Todoist
Если кто-то (или я сам) в Trello назначает меня ответственным в карточке, то эта задача попадает в папку Inbox моего Todoist. Вот, как это выглядит в ITTT:
По умолчанию стоит синхронизация со всеми досками, но можно выбрать конкретную или только те, что ведутся конкретной командой.
Можно сразу отправлять задачу в конкретный проект GTD, но я специально собираю все в Inbox, чтобы в конце дня вручную сделать ревью. Например, часто оказывается, что в контексте GTD это не задача, а проект (т.е. для выполнения нужно 2 и больше шагов). Значит, нужно прописать подзадачи, назначить им контекст, сроки и приоритет.
Вот пример того, что я получаю в Todoist после синхронизации:
А вот уже обработанная и упорядоченная задача в GTD:
Часть 5: Лайфхаки
В этой части поговорим о том, как сделать опыт использования Todoist удобнее и быстрее.
Шорткаты
Чтобы быстрее добавлять, искать и обрабатывать задачи на компьютере, я использую символы с клавиатуры, а не кликаю мышкой:
q — новая задача
f — найти задачу
Обработка задачи:
# — проект
@ — контекст
!! — приоритет
Вот так выглядит обработання задача: выбран проект, назначены два контекста и установлен приоритет:
Полный список шорткатов здесь.
Синхронизация с почтой
Письмо, требующее от вас реакции, — это типичная задача. Ее нужно внести в GTD, обработать и выполнить.
У Todoist для этого есть виджеты для Gmail и Outlook. На Маке я пользуюсь email-клиентом Spark, который тоже умеет синхронизироваться с Todoist.
Здесь же я опишу универсальное решение для любого почтового клиента, включая мобильные.
Чтобы добавить письмо в Todoist как новую задачу, нужно переслать его на специальный почтовый адрес.
Для этого в настройках папки (проекта) находим ее уникальный email-адрес:
Если я получаю письмо, требующее действий, но не прямо сейчас, то я помечаю его звездочкой и пересылаю себе в Todoist:
Как видно из скрина, вначале у меня был отдельный проект в GTD Email_Action, но затем я от этой идеи отказался и пересылаю все письма в Inbox, как и любую другую входящую задачу для будущей обработки.
Браузер
Todoist’ом можно в полной мере пользоваться из браузера, если, например, у вас рабочий ноутбук, на который нельзя ставить сторонний софт. Я также установил виджет Todoist для Chrome, чтобы в один клик сохранять важные ссылки в GTD.
Календарь
События в моем Google-календаре отображаются как задачи в Todoist с указанием даты и времени. Это удобно, поскольку позволяет утром в разделе Сегодня увидеть план на день, даже не открывая календарь.
Есть два способа синхронизировать Todoist и Google-календарь:
- Настройка внутри Todoist
- через IFTTT, используя этот аплет
Виджет для Android
Добавлять задачи в GTD с андроид-телефона можно даже не открывая само приложение. Достаточно зажать иконку на рабочем столе и кликнуть на Добавить задачу:
Карма
В Todoist встроена небольшая геймификация — Карма. Она растёт, если вы регулярно добавляете задачи, назначаете им проекты, контексты и срочность, а также выполняете дневную норму много дней подряд. Карма падает, если задачи просрочены на 4 дня и более.
Есть даже уровни кармы. За полтора года пользования Todoist я дорос до предпоследнего уровня:
Часть 6: Выводы
- GTD избавляет от стресса, что я что-то забыл. Достаточно выработать в себе привычку сразу вносить все задачи Inbox.
- Продуктивность повышается в разы. Каждый день я выполняю минимум 7 задач из списка дел. При этом ничего не забываю, потому что ничего не держу в голове.
- Обожаю, когда к концу дня план на сегодня полностью выполнен, а карма выросла.
- Пусть вас не пугает мнимая сложность настройки. Сделать все описанное в этой статье можно в один присест, а полученная польза с лихвой перекроет все временные затраты.
- Вероятно, мой подход к GTD где-то отличается от канонического, описанного в книге. Но сам Дэвид Аллен говорит, что можно и нужно подстраивать GTD под себя, чтобы добиться максимальной продуктивности.
Задавайте вопросы в комментариях, если что-то из статьи осталось непонятным. Да прибудет с вами продуктивность!
