Как привести дела в порядок //Дэвид Аллен
Методология повышение продуктивности
Getting Things Done или сокращенно GTD – это методология управления проектами, которая при правильном применения радикально повышает личную эффективность человека. Аллен – консультант по эффективности – разработал и изложил ее впервые в своей книге в 2001 году. Забегая наперед, скажу, что даже в обновленном издании не исправлены некоторые анахронизмы, как то бумажные папки или наклейки. Автор этих строк уже несколько лет практикует методологию GTD с использованием приложений для смартфона и компьютера и их облачную синхронизацию.
Основные тезисы
Чтобы описать систему GTD, проще всего показать схему:
Основные тезисы
Мозг дан человеку не для того чтобы хранить информацию, а для того чтобы генерировать идеи.
Если мы держим в голове слишком много задач, это неизбежно вызывает стресс.
Методология GTD позволяет упорядочить задачи и избавить человека от стресса.
Методология состоит из нескольких этапов: сбора информации, упорядочивания и выполнения.
Чтобы ничего не забывать, нужно ничего не держать в голове. Все идеи и задачи вносить в систему и устанавливать напоминания.
Если задача занимает меньше 2 минут, её нужно выполнить немедленно.
С остальными задачами необходимо разобраться: либо поручить их другому человеку, либо запланировать, когда их выполнить самому.
Задачи нужно группировать в проекты. Если для выполнения задачи необходимо минимум два действия, это уже проект.
Контекст позволяют эффективнее выполнять задачи. Например, дома, офис, компьютер, online, машина, встречи, звонки, письма.
На конкретный день необходимо устанавливать только те задачи которые должны быть выполнены именно в этот день. Остальные задачи попадают в папку Next.
Необходимо регулярно просматривать папку Next и выполнять задачи зависимости от уровня энергии. Это интуитивные решения.
Не срочные задачи нужно переносить в папку Sometimes/Maybe. Но также их регулярно пересматривать.
Сложные задачи необходимо оформлять в виде проекта и разбивать на мелкие шаги. Очень важно понимать, каким будет следующий шаг.
Отдельного внимания заслуживает концепция контекстов. Аллен предлагает каждой задаче присваивать контекст, при котором вы ее выполните, например, дома, онлайн, в машине, в супермаркете. Схожие по типу задачи эффективнее выполнять сериями – совершить сразу 5 телефонных звонков, написать несколько писем, купить несколько товаров и т.д.
Книга рекомендуется к прочтению каждому, кто хочет повысить личную эффективность и избавить от стрессовой ситуации, когда много дел, а времени не хватает. К недостаткам можно отнести довольно распространенную в бизнес-литературе практику добавления “воды”. Но таковы законы издательского дела, приходится мириться и авторам, и читателям.
